De afwas doen, naar de supermarkt gaan, je kleren wassen: met je huishouden bezig zijn, betekent vaak terugkerende, routineuze taken uitvoeren. In je onderneming is dat niet anders.
Naast leuke nieuwe projecten, spannende samenwerkingen en je uitvoerende werk voor klanten, keren sommige taken altijd terug. Denk aan mails beantwoorden, facturen betalen en versturen, of je kwartaalaangifte in orde brengen.
Het is waarschijnlijk niet de reden dat je je eigen baas geworden bent, maar het komt er wel allemaal bij. Eén van de dingen die mij helpen bij dit soort taken is de voorspelbaarheid ervan. Vaak weet je hoe frequent en wanneer je de taak zult moeten uitvoeren. Met de juiste organisatie kan je de tijd die je aan dit soort taken spendeert dus makkelijk halveren.
Minder tijd besteden aan terugkerende taken
Hoe kan je minder tijd kwijt geraken aan terugkerende (administratieve) taken in je onderneming? Er zijn een aantal dingen die je kan doen, die elkaar bovendien versterken.
De eerste is weten welke taken je frequent uitvoert en wanneer je die moet uitvoeren. Je kan ze voor jezelf eens oplijsten, óf gebruik maken van mijn Tofste Terugkerende Taken Template die je onderaan deze blog vindt.
Je hebt een overzicht van je terugkerende taken? Super, dan plan je die taken in én voer je ze uit. Door ze op tijd uit te voeren en bij te houden, kan je heel wat tijd besparen. Werk je bijvoorbeeld wekelijks jouw administratie bij? Dan moet je op het einde van het kwartaal niet nog alles bij elkaar zoeken en ben je geen hele dag bezig. Dit geldt ook voor andere taken die je anders zou laten liggen, zoals je mailbox. Je kan dit beter regelmatig bijhouden dan alles op één hoop te laten komen.
Neem een kijkje tussen je terugkerende taken en ga na of je bepaalde taken kan automatiseren. Kunnen je facturen rechtstreeks in de juiste map binnenkomen in je mailbox met een slimme “regel”? Kan je tools koppelen en zo bijvoorbeeld je verkopen via Plug & Pay laten doorstromen in je boekhoudprogramma? Zelfs als je maar één of twee taken van je lijstje kan automatiseren, kan je al heel wat tijd besparen. Zeker als het om taken gaat die je anders wekelijks of maandelijks moet uitvoeren.
Zie je geen mogelijkheid om de taak te automatiseren? Wat denk je dan van standaardiseren? Door templates te maken voor mails die je regelmatig verstuurt (bijvoorbeeld een betalingsherinnering) of een stappenplan te maken voor taken die je maandelijks uitvoert (een bepaald ontwerp dat je gebruikt in Canva) hoef je niet elke keer from scratch te starten.
Ook de juiste tools kunnen je tijd besparen. Denk bijvoorbeeld aan een degelijk facturatieprogramma dat ook je inkomende betalingen opvolgt.
Tussendoor snel een paar mails lezen of nog een factuurtje opstellen: als je de hele dag switcht tussen verschillende taken, zal je niet alleen je hersenen uitwringen. Je verliest er ook veel tijd mee. Batch wekelijks en maandelijks je terugkerende taken en je zal zien dat je veel vlotter door die to do-lijst vliegt.
Werk je ook altijd net iets geconcentreerder als je tegen een deadline aanschurkt? Dat is normaal: die extra druk kan een flinke motivatie zijn. Daar kan je ook gebruik van maken door jezelf een tijdslimiet te geven voor bepaalde taken. Geef jezelf een halfuurtje om zoveel mogelijk mails te verwerken. Met een duidelijke deadline en zelfs een beetje competitie met jezelf, kan je sneller werken en raak je niet afgeleid.
Wat moet ik maandelijks doen voor mijn administratie?
Héél wat ideeën om je terugkerende taken aan te pakken, maar de eerste stap is een hele belangrijke: weten om welke taken het gaat.
Om je op weg te helpen met je terugkerende taken, heb ik voor jou de Tofste Terugkerende Taken Template gemaakt.
Hierin staan de taken die in de meeste eenmanszaken regelmatig terugkeren. Je vindt ze per week, per maand en per kwartaal. Zo kan je meteen aan het plannen!