top of page

5 fouten die je wil vermijden als je een VA inschakelt

Je hebt misschien lang getwijfeld, maar het is nu eindelijk zo ver: je schakelt voor de eerste keer hulp in voor je onderneming. Het is zowel spannend als ontspannend: het idee dat iemand een deel van je taken kan overnemen.

Weet dat het succes van jouw samenwerking met je virtual assistent niet alleen afhangt van hoe goed je VA haar job doet, maar ook van hoe jullie gaan samenwerken. Om je alvast op weg te helpen, deel ik 5 fouten die je niet wil maken als je een VA inschakelt.


1. Je durft niet los te laten.

Het is altijd wennen om met iemand nieuw samen te werken, zeker als het de eerste keer is. Dat vraagt inzet én vertrouwen van jullie allebei, want het is cruciaal dat je jouw VA de ruimte geeft om haar taken uit te voeren, zonder te gaan helikopteren.

Goede communicatie is hierin al een eerste stap. Onthoud wel dat jouw manier om een taak uit te voeren allicht een goede manier is, maar dat er waarschijnlijk nog andere manieren bestaan waarop je de taak kan doen. Probeer hiervoor open te staan en te kijken naar het eindresultaat.

Vergeet ook niet dat een foutje altijd kan gebeuren. Belangrijk is om hier duidelijk over te communiceren om dezelfde fout in de toekomst te vermijden.


2. Je communiceert te weinig.

Een VA kan veel, maar leest zelden gedachten. Het is dus belangrijk om te laten weten wat voor jou belangrijk is. Misschien heb je graag een bepaalde vermelding op je factuur, of een bepaalde manier van rapportering? Laat dit dan duidelijk weten zodat je VA dit kan volgen. Het is altijd handig als je de gewenste werkwijze hebt genoteerd of er eventueel een screencast van gemaakt hebt, zodat jouw VA ook de details goed kent.

Een vast overlegmoment kan handig zijn als je nauw samenwerkt. Plan bijvoorbeeld een wekelijks, tweewekelijks of maandelijks moment in om te overlopen welke taken uitgevoerd zijn.


3. Je maakt geen afspraken over bereikbaarheid.

Zowel jij als je VA zullen momenten hebben waarop je liever géén telefoontjes ontvangt. Maak duidelijke afspraken over wanneer je wel of niet bereikbaar bent en via welke kanalen je het liefst vragen ontvangt. Wat moet er gebeuren met dringende vragen en wanneer is iets precies dringend? Probeer elkaars grenzen te respecteren qua bereikbaarheid. Dat zal jullie samenwerking alleen maar ten goede komen.


4. Je verwacht dat je VA alles kan.

Een VA die alles kan, ben ik nog niet tegengekomen. Elke VA heeft zijn/haar expertises. Iemand die tegelijk uitblinkt in administratie, copy, webdesign, SEO, advertenties, sociale media: dat kan bijna niet, toch?

Maak dus een goede afbakening van de taken die moeten gebeuren en overleg met jouw VA over eventuele extra taken. Als ze deze niet doet, zal ze dit uiteraard wel aangeven. Waarschijnlijk kan ze jou ook een collega tippen die deze job wal uitvoert.


5. Je denkt dat die taken zichzelf wel opvolgen.

Je zal veel samenwerken met je VA en je wil waarschijnlijk een duidelijk overzicht van de verschillende taken die je hebt gedelegeerd. Het liefst ook met alle details én de status van de taak. Laat niets aan het toeval - of je geheugen - over en gebruik hiervoor een handige tool zoals Notion of Asana. Zo hebben jullie beiden het overzicht van de taken en wordt er niets vergeten.


Kan ik je ergens mee helpen?

Alles gelezen wat er fout kan lopen en toch nog zin om een aantal taken te gaan uitbesteden? Ik heb momenteel terug enkele plekjes vrij in mijn agenda. Stuur me een mailtje op hello@funadmin.be als je graag een online babbel inplant.

Comments


bottom of page