Ben je soms bang om je agenda open te klikken, omdat je overweldigd wordt door alles wat erin staat? Of negeer je jouw agenda, omdat je maar de helft van je taken en afspraken hebt genoteerd en je liever uit je mailbox werkt?
Jammer, want je agenda kan een krachtige tool zijn om grip te krijgen op je dag en minder te piekeren over wat er nog allemaal moet gebeuren. Je moet ‘m dan natuurlijk wel goed gaan bijhouden. Ik geef je in deze blogpost 7 simpele tips om je agenda de baas te blijven, zodat jij met vertrouwen aan de dag kan starten.
1. Gebruik één agenda voor privé en business
Het is alleen maar handig om één agenda te gebruiken, voor zowel privé als professioneel. Zo vermijd je overlappingen en moet je niet steeds twee agenda’s checken als je bijvoorbeeld je volgende netwerkavond wil vastleggen. Wil je niet dat jouw team jouw privé afspraken kan zien? Zet deze dan op privé en de inhoud is niet meer zichtbaar.
2. Gebruik kleurtjes om je agenda te structureren
Wordt dat niet chaotisch, alles in één agenda? Om voor een duidelijk overzicht te zorgen, kan je kleurtjes gebruiken. Je agenda moet daarom geen kleurboek worden. Je kiest een kleur voor verschillende blokken in je agenda, bijvoorbeeld één kleur voor je privé, één voor werkafspraken en één voor je taken. Dan zie je meteen wat waarbij hoort.
3. Plan alles in wat je wil doen
Klinkt logisch, maar met alles bedoel ik ook echt álles. Een blogpost opladen op je website, btw-bonnetjes inscannen, een halfuurtje in de zon zitten: als je het écht wil doen, plan het dan ook écht in. Zo vergeet je het niet én zo maak je er ook echt tijd voor. Als alleen je grote taken ingepland staan, dan loop je het risico dat je die kleine taken nog ‘s avonds laat moet doen, of meeneemt naar de volgende dag.
“Maar Karo, moet ik dan elke kleine taak een eigen plek in mijn agenda geven?”
4. Cluster taken
Jij moet just niks! Als je een aantal kleinere taken uit te voeren hebt, dan kan je die clusteren in je agenda. Stel dat je een offerte moet opmaken, een mail moet sturen naar je boekhouder en een drietal facturen moet betalen. Plan dan een blokje in met “administratie” of zelfs “kleine taken”. Dit soort clusters zijn ideaal om net voor de middag of op het einde van de dag te plannen. Elke kleine taak die nog op je bord komt, zet je in dit blok.
5. Zeg dan toch nee!
Als alles ingepland staat in je agenda, zie je meteen of je wel of geen tijd hebt. Als iemand je vraagt of jij komende donderdag iets voor hen kan doen, dan antwoord je standaard “ik ga het eens in mijn agenda bekijken en laat je iets weten.” (Dat kan, nu je jouw agenda gebruikt!)
Is er geen tijd volgens je agenda, dan kan je ofwel “nee” zeggen, ofwel tijd maken. Weet dat jij altijd het recht hebt om nee te zeggen. Zélfs als je agenda het wel toelaat 😏
6. Plan een buffermoment in
Zelfs als je elke taak en afspraak in je agenda hebt ingepland, zal het leven je nog verrassen met een opdracht die langer duurt dan gedacht, een stroompanne of een stralende zon die uitnodigt tot een terrasje. Plan wekelijks enkele buffermomenten in, zodat je deze kan opvangen zonder tot een gat in de nacht te werken.
7. Check je agenda op voorhand
Wil je echt on top of your game zijn, check dan ‘s avonds of elke week op vrijdagnamiddag je planning voor de komende dag of week. Zo zie je meteen of er nog iets voorbereid moet worden, of je planning realistisch is en kan je al uitkijken naar alle fijne dingen die gepland staan.
Voila, dit waren mijn 7 tips! Hopelijk heb jij er iets aan en ga je er meteen mee aan de slag. Succes ermee!