Als ik praat over Inbox zero en mijn eigen online cursus over e-mail Inbox Hero, dan krijg ik vaak dezelfde opmerking. “Het is makkelijk om van nul te beginnen en een nette mailbox te hebben, maar wat doe je als jouw mailbox vol zit met al jarenlang ongelezen mails? Kan je dat nog recht trekken?”
Dat kan je zeker, en ik maakte er zelfs het ultieme verjaardagscadeau van. Vorig jaar verraste ik mijn mama met de belofte van een Inbox Zero en een paar uurtjes quality time samen achter haar computer.
Hoe organiseer je de mailbox van iemand anders?
Samen hebben mijn mama en ik haar hele mailbox onder handen genomen: een nieuwe mappenstructuur gemaakt, onnodige mails verwijderd, haar uitgeschreven op nieuwsbrieven die ze nooit las. Op het einde van de dag had ze geen enkele mail meer in haar inbox, gelezen of ongelezen. Zo kan ze vandaag haar mailbox overzichtelijker gebruiken: ze vindt makkelijker mails terug en weet beter wat ze nog moet opvolgen.
Wanneer je de mailbox van een ander structureert, is het belangrijk om niet zomaar je eigen mappenstructuur over te nemen. Ik heb bijvoorbeeld een map voor facturen, maar mijn mama ontvangt geen facturen (of moet deze toch niet verwerken). Voor haar is het dus niet nodig om zo’n map te hebben. Iedereen hecht aan een ander soort mails belang, dus is het wel altijd handig om dit met twee te doen. Zo kan je zien wat er nodig is en wat niet.
Wat doe je met mails die al jaren ongelezen zijn?
“Ja, allemaal goed en wel zo’n inbox zero als je met een nieuwe mailbox begint, maar hoe doe je dat als je jouw mailbox al 10 jaar gebruikt?”
Dat is een heel goed punt, want je hebt door de jaren heen waarschijnlijk al heel wat mails bij elkaar gekregen. Belangrijke e-mails, nieuwsbrieven en alles daar tussenin. Mijn tip is om die mails niet één voor één door te nemen, maar ze in een archiefmap te plaatsen. Je verwijdert ze niet en vindt ze via de zoekfunctie makkelijk terug. Maar je geniet wel van een leeg postvak in en kan vanaf nu starten met een mappenstructuur die voor jou werkt.
Kriebelt het om je mailbox onder handen te nemen?
Check mijn online training Inbox Hero om met de juiste tools aan de slag te gaan!