Het enige foute antwoord op bovenstaande vraag is “niet”.
Als je voor verschillende klanten werkt, is het een must om ook een overzicht bij te houden van wie die klanten zijn, wat je voor hen doet en wat de status van je opdracht is. Voeg ook hun contactgegevens toe en eventueel de contactpersoon binnen de organisatie waar jij mee communiceert.
Waarom hou je zo’n overzicht bij?
Als je net start met je onderneming is het makkelijk om te onthouden wie je klanten zijn en wat je voor hen doet. Gaandeweg komen er klanten bij en is er meer om te onthouden. Misschien werk je voor sommige klanten eerder sporadisch, waardoor je hen af en toe een half jaar niet hoort. In zo’n geval is het handig om terug te vallen op een overzicht buiten je hoofd.
Ook als je ziek bent, in ouderschapsverlof gaat of een extra medewerker aanneemt, is het handig om zo’n overzicht te hebben. Zo kan je - zónder veel extra werk - taken aan anderen doorgeven en vinden ze terug wie zij moeten contacteren.
Zo’n overzicht kan je bovendien ook delen met de klant zelf. Zo kunnen ze zien welke taken je voor hen moet uitvoeren en wat de status daarvan is.
Hoe hou je een overzicht van klanten en taken bij?
Er zijn verschillende tools waarmee je taken, opdrachten en contactgegevens kan bijhouden. De gouden regel is “maak het niet te ingewikkeld”. Je hebt uitgebreide CRM-systemen (Customer Relationship Management) en takenmanagers zoals Teamleader of Hubspot, maar die heb je als solo-ondernemer of KMO niet echt nodig.
Je kan je overzicht ook in Notion, Asana of een simpel gedeeld Word doc bijhouden. Daarin zet je per pagina of document de taken waaraan je momenteel werkt, plak je de contactgegevens van je klant en hou je de gemaakte afspraken bij.
Kies een manier die werkt voor jou en je klanten
Veel hangt af hoe je met je klanten samenwerkt. Moet je altijd dezelfde taken uitvoeren? Dan is het niet meteen nodig om een gedeelde pagina te hebben waarop je kan communiceren. In dat geval hou jij een pagina bij met een overzicht van die taken, de afspraken die je gemaakt hebt en de juiste contactgegevens.
Een andere factor om mee te nemen is hoe jij en je klant communiceren. Enkel via mail? Of wil je mails beperken en communicatie enkel laten verlopen via jouw takensysteem?
Zelf gebruik ik Notion. Klanten kunnen op hun Notion-pagina taken zetten, bepaalde processen beschrijven en opvolgen hoeveel uren er nog resteren in hun pakket. Via Asana kan je ook makkelijk pagina’s delen en zo samenwerken met je klanten, als die tool meer je ding is.
Hoe begin je eraan?
Lijst op welke informatie je per klant (nodig) hebt en wat je moet delen met die klant. Maak een pagina in Notion of Asana, of maak een gedeeld worddoc. Zet daarin alvast wat je nu nodig hebt en vul met tijd aan.
Zorg dat je zelf een overzicht hebt van die verschillende pagina’s, bijvoorbeeld met een linked database in Notion. Zo vind jij al je pagina’s makkelijk terug.
Meer hoeft het niet te zijn!