Het is zover: je bent pas zelfstandig in bijberoep of hoofdberoep, je hebt je eerste opdracht afgerond en nu is het money time! Je gaat je allereerste factuur opstellen. Maar hoe begin je daaraan? Wat moet je vermelden op je factuur? En wanneer verstuur je het ding?
Aangezien facturatie mijn dagelijkse werk is, help ik je graag op weg.
Welke gegevens moeten in je factuur staan?
Er zijn een aantal gegevens die je verplicht moet vermelden op jouw factuur. Op het einde van het jaar of van het kwartaal zal je al je facturen immers bezorgen aan je boekhouder of aan de overheid. Je kan dit dus maar beter meteen juist doen.
Deze gegevens moet je vermelden:
Facturatiedatum: vermeld de datum waarop je de factuur verstuurt, niet de datum waarop de opdracht is gebeurd.
Factuurnummer: je moet je facturen gaan nummeren. Hoe je dat doet, kies je zelf. Je kan bijvoorbeeld het jaartal nemen en er 001 achter zetten en zo optellen. Dan wordt je eerste factuurnummer 20XX001. Deze nummering moet telkens opvolgen op de vorige factuur. Dubbelcheck dus best telkens het factuurnummer.
Jouw gegevens: je bedrijfsnaam, je adres en je btw-nummer.
De gegevens van je klant: hun bedrijfsnaam, adres en btw-nummer.
Daarnaast is het aangewezen om een duidelijke omschrijving toe te voegen van de opdracht die je uitgevoerd hebt. Dit is niet wettelijk verplicht, maar het zorgt er wel voor dat jouw klant weet voor welke diensten of producten ze gaan betalen. Vermeld de naam van de opdracht of het product, de datum en de locatie indien mogelijk.
Verder is het niet verplicht om een vervaldatum op je factuur te zetten, maar dit zorgt er wel voor dat je klant een duidelijke deadline heeft. Wat de betalingstermijn precies is, kies jij zelf, soms in overeenstemming met je klant. Met een termijn van 14 dagen of één maand zit je meestal wel goed.
Hoe zorg je dat jouw factuur makkelijker betaald wordt?
Hoe duidelijker jouw factuur, hoe sneller deze meestal betaald wordt.
Zorg dus dat jouw klant snel ziet welk bedrag ze exact moeten betalen, wat jouw rekeningnummer is en welke mededeling ze moeten gebruiken. Je kan bijvoorbeeld onderaan je factuur een samenvatting zetten met het bedrag, rekeningnummer en mededeling.
In sommige facturatietools kan je zelfs een QR-code toevoegen. Handig, toch?
Wanneer moet of kan ik factureren?
Er zijn geen regels over wanneer je moet factureren, maar weet dat hoe langer je iets laat liggen, hoe groter de kans is dat je het vergeet. Factureer je enkele dagen of weken nadat je een product hebt geleverd of een opdracht hebt afgerond, dan is het voor je klant ook duidelijker waarover het gaat, omdat het nog vers in het geheugen zit.
Ik raad aan om een vast moment te kiezen voor je facturatie. Zo vergeet je dit niet en heb je er tijd voor ingecalculeerd. Het einde van de maand is hier een logisch moment voor. Hou je opdrachten ergens bij (bijvoorbeeld in een Google Sheet of in Notion) en ga er één keer in de maand door om te bekijken welke afgerond zijn en je kan factureren. Misschien werk je wel uurtje-factuurtje: dan is het einde van de maand zeker het juiste moment voor je afrekening.
Mijn factuur is verstuurd: wat nu?
Je factuur is de deur uit: hoera! Je hoeft je rekeningoverzicht niet te blijven refreshen tot je het geld ziet binnenstromen. Heel wat klanten betalen hun facturen net op tijd voor de vervaldatum. Hoe zijn we zelf?
Vergeet niet om je betaling goed op te volgen als de vervaldatum nabij is. Zo kan je jouw klant tijdig een herinnering sturen als de factuur te laat betaald is. Doe dit vriendelijk: soms wordt een factuur gewoon uit het oog verloren. Je kan je klant erop attenderen via automatische herinneringen, of een mailtje of telefoontje. Alles hangt af van hoeveel openstaande klanten je hebt en hoe jouw relatie met hen is.
Is er een makkelijke manier om mijn facturatie snel te doen?
Er is heel wat om mee rekening te houden als je een factuur opstelt. Geen zorgen: je hoeft niet elke keer van nul te beginnen. Je kan met een template werken, maar nog handiger is een goede facturatietool.
Daarin kan je bijvoorbeeld jouw contacten bijhouden, zodat je hun gegevens niet elke keer opnieuw moet opzoeken. Wil je een koppeling met jouw bank om betalingen mee op te volgen? Wil je een koppeling met jouw boekhouder zodat je jouw facturen niet meer moet opladen of doorsturen? Wil je een koppeling met je tijdsregistratie (als je uurtje factuurtje werkt)? Het kan allemaal, en het bespaart je heel wat tijd. Zelf werk ik graag met systemen als Moneybird en Billtobox.
Je hoeft het niet alleen te doen
In de meeste facturatiesystemen kan je ook samenwerken met bijvoorbeeld een Virtual Assistent. Zo kan jij je contacten toevoegen en je uren registeren, en kan je VA op het einde van de maand alles verwerken en je facturen uitsturen. Zo bespaar je nog meer tijd!
Denk je erover na om je facturatie uit te besteden? Ik help je graag. Zet je op mijn wachtlijst en misschien kunnen we binnenkort samenwerken!